Comment faire ?

Tous les projets sont différents : il y a des projets de création artistique, de solidarité, de création d’entreprise, etc. Mais si les projets diffèrent, la méthodologie de base pour les réaliser est toujours globalement la même.

1er acte : Clarifier son idée

Vous avez une idée, un rêve, mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre pour les transformer en réalité ?
Cette partie du guide a pour but de vous aider à creuser votre idée, vous permettre d’en cerner au mieux les contours (dates, lieu, personne, etc.) et de vous lancer dans la réalisation de votre projet. Vous devez, dès le départ, vous poser les bonnes questions pour passer de l’idée au projet aussi sereinement que possible.

Comment faire ?

Avant : la méthode QQQOCCP :

• Qui ? (qui fait quoi, qui peut m’aider ?..) : Cette question vous permet de faire le tour de toutes les personnes qui vont pouvoir intervenir dans votre projet : vous et le cas échéant les autres « porteurs » du projet, les personnes ressources, les partenaires et les personnes à qui s’adressent votre projet.
  Pour les porteurs de projets, le travail consiste à faire le tour de vos compétences, savoir-faire, ressources, etc. qui vont vous servir pour ce projet et que vous allez pouvoir mettre en avant vis-à-vis de vos partenaires : expériences professionnelles, bénévoles, connaissances, etc. Vous pouvez demander à votre entourage de vous aider à réaliser cette présentation de vous-même. En effet, souvent on oublie de valoriser nos capacités, nos aptitudes.
  Les personnes ressources sont les personnes qui vont vous aider dans votre projet : un accompagnateur, un spécialiste de la question qui vous intéresse, un facilitateur (quelqu’un qui va vous mettre en relation avec les bonnes personnes ou vous aider à obtenir des informations, des aides).
  Les partenaires sont les personnes ou les structures dont vous allez solliciter l’aide qu’elle soit matérielle ou financière.
  Votre public / vos participants : il faut que vous puissiez définir à qui s’adresse votre projet ou qui il va concerner.

• Quoi (qu’est ce que je veux faire, avec quels moyens ?) Le but de cette étape est de cerner au mieux votre projet, même si au fil du temps il va se modifier. Il faut que votre projet soit clair et réaliste, c'est-à-dire que tout un chacun puisse en quelques phrases comprendre ce que vous voulez faire et ne pas voir trop grand au départ.
• Quand (ça commence, ça se termine)? Le fait de déterminer une date ou une période pour la réalisation de votre projet est très important. Tout d’abord, cela vous permet de fixer des échéances, un planning à tenir pour mener à bien votre projet. Mais cela peut aussi avoir un rôle dans la réussite de votre idée : profiter d’un moment dans l’année où une sensibilisation au thème que vous allez traiter est organisée (semaine de la solidarité internationale, journée de lutte contre le cancer, semaine de l’écologie, etc.) et profiter ainsi d’une communication nationale. Ou, au contraire, ne pas rentrer en concurrence avec d’autres événements qui auront lieu à la même date, etc.

• Comment ? Il ne faut pas se lancer à corps perdu dans un projet sans avoir prévu un plan d’action pour savoir qui fait quoi, quand et quelles sont les limites (surtout en temps et en argent) pour arriver à la réalisation du projet. Il serait dommage d’avoir tout finaliser et de s’apercevoir à la dernière minute que l’on a oublié de faire passer des infos presse, de demander telle ou telle autorisation.
  Pour cela, vous pouvez consulter la partie « Le plan d’action : après la théorie, en avant marche ».

• Combien ? Il faut déterminer vos besoins pour réaliser ce projet et pouvoir en évaluer les coûts, tout en se rappelant que beaucoup de choses peuvent être prêtées, louées, etc.

• Pourquoi (qu’est ce qui me motive vraiment, quel est l’objectif final) ? C’est une question qui est souvent difficile mais qui vous sera fréquemment posée : « Pourquoi voulez-vous faire ce projet, quel est votre but ? » Il ne faut pas avoir peur d’être clair, si c’est pour vous le moyen de vous faire une première expérience par rapport à un métier que vous envisagez, si c’est pour faire une animation dans votre quartier parce que vous trouvez que ce qui y est proposé ne vous satisfait pas, etc. Mais avant il faudra pouvoir l’expliquer et le justifier.

Après : vérifier que votre projet est SMART :

• Spécifique : une idée, un objectif, un moyen pour y parvenir.

• Mesurable : se donner des critères d’évaluation.

• Adaptable : si les conditions changent, il faut pouvoir s’adapter.

• Réaliste : mieux vaut commencer petit.

• Temps : un projet a une échéance.

Les clés pour réussir :

• Prendre une feuille de papier et écrire tout ce qui trotte dans la tête, tout ce à quoi l’idée fait penser. Puis rassembler ces idées par grandes « familles » pour repérer celles qui sont les plus importantes. A plusieurs cela peut encore donner de meilleurs résultats.

• Plus on partage et plus on y voit clair. C’est le moment de tester son idée, d’en parler autour de soi, à sa famille, à ses amis et bien sûr aux professionnels du sujet ou de l’accompagnement de projet qui apporteront le regard neuf (extérieur) dont on a besoin pour vérifier si l’idée n’est pas extravagante. De plus, au fur et à mesure, on affine son discours, on apprend à devenir plus convaincant. Une bonne idée, c’est celle que votre voisin de palier qui n’y connaît rien peut comprendre en 3 phrases. Un test : demander à celui à qui vous venez d’exposer votre projet de l’expliquer à une tierce personne. Si cette personne ne comprend pas c’est que votre exposé de départ n’était pas limpide.

2ème acte : Se renseigner : expériences et carnet d’adresse

Cela ne sert à rien de refaire ce qui a déjà été fait et il serait dommage de se priver de l’expérience (bonne ou mauvaise) de jeunes qui comme vous se sont lancés dans un projet (surtout si ce projet ressemble au vôtre).

Il faut aller à la pêche aux informations, à la découverte de projets similaires au sien. Profiter de l’expérience de ses prédécesseurs, c’est gagner beaucoup de temps et d’énergie pour la suite des opérations.

Il faut faire un premier état des lieux afin de se diriger vers les bonnes personnes :

• Qui fait quoi ? Qui sont les principaux acteurs, quels sont les interlocuteurs, les partenaires, les concurrents… ?

• Comment ? Quels sont les méthodes, les procédures, les coûts, les réglementations, les délais… ?

• Avec quoi ? Quels sont les moyens humains, financiers et matériels à réunir ?

Une fois que vous aurez répondu à ces questions et fait le point sur ce que vous possédez : compétences, savoir faire, disponibilité, carnet d’adresses, expérience préalable, finances… ; vous pourrez chercher les informations complémentaires qui vous manquent : moyens humains, matériels, financiers et les interlocuteurs qui peuvent vous y aider.

Les clés pour réussir :

Oser demander, aller frapper aux portes. On s’habitue à toutes les situations, y compris aux refus, et prendre de plus en plus d’intérêt aux rencontres qui nous attendent.

Prenez des notes à chaque fois que vous rencontrez quelqu’un. Notez toutes les informations précieusement (si possible une fiche par contact) et penser à informer les personnes rencontrées de l’évolution de votre projet.

Commencer près de chez soi. Interroger d’abord son entourage, une association que l’on connait, le point information jeunesse le plus proche, les services de la ville…

Demander les coordonnées des contacts mentionnés devant soi et ainsi de contact en contact, du plus proche au plus loin.

3ème acte : Le budget prévisionnel : des sous mais pas seulement !

Attention, l’argent est important dans un projet, mais ce n’est pas l’essentiel. Si vous arrivez à ce chapitre sans avoir consulté les précédents, jetez-y quand même un œil ! A quoi sert de chercher de l’argent si on ne sait pas exactement où, avec qui et comment on va faire son projet ?

Le budget prévisionnel (ou plan de financement) est un outil essentiel pour valider les conditions de réalisation de son projet. Il aide à faire preuve de réalisme en identifiant toutes les dépenses à faire et toutes les recettes à trouver.

3 grands principes à retenir :

• Un budget se présente en deux colonnes, recettes et dépenses, qui doivent être équilibrées (résultats égaux).

• Un budget évolue en même temps que le projet, c‘est pour ça qu’on l’appelle prévisionnel.

• Distinguer les apports financiers (en espèces) et en nature (don de matériels, prêt de salle…). Valoriser ces derniers.

Les clés pour réussir :

Si vous voulez que votre projet soit pris au sérieux, soyez sérieux avec ceux à qui vous le présentez, surtout si vous leur demander des financements. Pas de chiffres fantaisistes, pas de « gonflement » de budget : faire des devis précis ou relever les prix dans les magasins. Le principe selon lequel je demande 200 pour en avoir 100 n’est pas pertinent et pas respectueux des gens que vous sollicitez et qui ne sont pas idiots. A l’inverse, ne sous-évaluez pas volontairement les dépenses afin de rassurer votre interlocuteur. Préférez multiplier les structures sollicitées afin de faire prendre conscience que le projet repose sur tout un réseau de personnes, et non sur un seul financeur : c’est un gage de crédibilité.

Par contre ne  pas oublier de montrer l’investissement personnel (auto financement et bénévolat valorisé) : votre apport personnel en temps, matériel ou en argent. Cela permettra de valoriser votre implication dans le projet.

Diversifier ses partenaires pour donner de la solidité et de la crédibilité du projet. Pensez aux partenaires institutionnels (état, région, département, commune), mais aussi aux partenaires privés (associations, commerçants, banques, entreprises, etc.).

L’argent ne fait pas le projet. On peut faire de très grandes choses par la simple « débrouillardise » ou l’échange de coup de mains.

Si vous avez du mal à vous « lancer » dans un budget prévisionnel, prenez une feuille et y faire 3 colonnes : dans la première, écrivez tout ce dont vous avez besoin pour réaliser votre projet, dans la 2ème le coût correspondant et dans la 3ème si vous devez l’acheter, si vous vous le faites prêter ou si vous le possédez déjà. Cela vous permettra de ne pas oublier vos valorisations en nature !!

Exemple de budget prévisionnel simplifié correspondant à la création d’un local d’initiation à l’information pour les jeunes du quartier. Le local est géré par des bénévoles à son démarrage, il n’y a donc pas de frai de personnel.

4ème acte : La formalisation : monter un dossier de présentation

Une fois les besoins et les objectifs définis, la prochaine étape va concerner la rédaction du projet sur papier. Ce dossier deviendra le principal média de votre initiative. Il est donc recommandé de prendre beaucoup de soin dans sa rédaction.

Voici ce que doit contenir un dossier de présentation (certains thèmes peuvent devenir facultatifs en fonction de la nature des projets) :

• Le sommaire : Un récapitulatif clair, simple et hiérarchisé du dossier.

• La présentation du (des) porteur(s) de projet :
  S’il s’agit d’un projet collectif, présentez les participants en indiquant leurs responsabilités et leurs tâches (chargé de communication, responsable logistique) dans le projet, leurs compétences et toutes les expériences constituant un atout pour le projet. Vous devez montrer l’image d’une équipe solide. Cela peut-être un petit plus de faire un trombinoscope avec les photos de chacun des membres de l’équipe.

• Le descriptif du projet :
  Expliquez en résumant l’opération. Justifiez le nom, indiquez le lieu, la date et les conditions de déroulement. Précisez les objectifs visés, les moyens mis en œuvre. Cette introduction doit permettre à l’interlocuteur de se faire une idée globale de l’initiative.

• La présentation détaillée de l’action :
  C’est la partie la plus importante du dossier avec le plan de financement. Il doit apparaître une étude précise de tous les besoins auxquels le projet renvoie. Elle répond à la faisabilité du projet et à sa pertinence. Cela reprend le déroulement du projet avec des dates et des détails.

• Les moyens mis en oeuvre :
  En cernant ceux-ci, vous démontrez à votre interlocuteur que vous avez tout envisagé. Veillez à discerner ceux que vous avez déjà obtenus de ceux en attente.

• Les perspectives d’avenir et les prolongements envisagés :
  Développement de l’activité, insertion professionnelle… Si vous souhaitez pérenniser votre action et créer votre propre emploi, même si ce n’est pas dans l’immédiat, c’est le moment de l’annoncer. Développer l’impact du projet à moyen terme.

• Les partenaires :
  Tous les partenaires, financiers, matériels, techniques doivent apparaître en fonction de l’état d’avancement du projet. Veillez à discerner les soutiens déjà obtenus de ceux en attente. Si vous débutez les démarches, citez les partenaires que vous comptez solliciter. Dans la partie suivante, vous trouverez une méthode pour y voir plus clair et vous faciliter la recherche de partenaires.

• La communication autour du projet :
  Quel est votre plan pour faire parler du projet ? Recensez tous les médias que vous souhaitez mobiliser (presse, radio, mailing, affichage…) et faites apparaître l’investissement dans le plan de financement.

• Le plan de financement :

  Un budget bien maîtrisé, bien adapté et réaliste est un gage de réussite auprès des partenaires potentiels. Aussi appelé budget prévisionnel, il est modulable à souhait, au fur et à mesure des partenariats qui se font et se défont. Il a pour but de récapituler toutes les dépenses et ressources nécessaires à l’élaboration du projet. Prenez du temps pour le finaliser car c’est la partie la plus lue par les personnes que vous solliciterez.

  Quelques conseils : Toutes les dépenses doivent être prévues, chiffrées et justifiées. Vous pouvez joindre des devis correspondant aux dépenses les plus coûteuses. Mentionnez tous les partenariats, qu’ils soient matériels, logistiques ou financiers.

• Les annexes :
  Elles se placent en fin de dossier et font office de compléments d’information. C’est dans cette partie que figurent les lettres de soutien, de recommandation, voire de promesses de partenariats si le projet se concrétise (celle d’un centre culturel promettant d’accueillir votre exposition photo une fois celle-ci réalisée, par exemple). Choisissez les plus pertinentes.
  Si des articles de presse vous concernent (ou votre structure) en relation avec le projet, faites-les y figurer.

• Le contact :
  N’oubliez pas d’indiquer les coordonnées où vous êtes joignable, en dernière page et / ou sur la page de garde.

• La présentation du dossier :
  Dites-vous que pour que votre dossier soit au mieux parcouru par le lecteur, tout ce qui peut permettre d’accrocher son attention est le bienvenu. Il s’agit donc de travailler la forme autant que le contenu.
  Le format utilisé tout d’abord, est généralement de type A4 (21 x 29,7). Mais d’autres formats plus originaux peuvent s’adapter à l’esprit de votre projet.

Les clés pour réussir :

Misez sur l’originalité, bien que modérée, si vous exposez un projet artistique ; illustrez-le de photos, dessins, tout ce qui ce rapporte à votre art. C’est ainsi un bon moyen de donner un aperçu de ses aptitudes.
Ayez bien à l’esprit qu’il n’existe pas de modèle de dossier-type. Sur le contenu, il est certes impératif de rédiger tous les éléments que l’on vient d’exposer, mais il convient avant tout de se démarquer et d’éviter un conformisme malvenu.
Incluez des cartographies pour décrire votre itinéraire si vous devez voyager, inventez même un logo en rapport avec le projet.
Trouvez un titre accrocheur, ou adoptez un slogan résumant à la fois l’esprit du projet et ses objectifs.
Préférez une reliure, si votre budget le permet, avec une feuille de plastique transparente pour protéger votre page de couverture.
Bien entendu, votre dossier doit être dactylographié impérativement. Evitez également les fautes d’orthographe, rédhibitoires chez certains lecteurs.
Enfin le nombre de pages oscille en fonction de l’ampleur du projet. Une dizaine de pages paraissent suffisantes pour y faire figurer l’essentiel. Un interlocuteur intéressé vous contactera pour avoir de plus amples informations.